Introduktion
Som led i din uddannelse på TEC indsamler og behandler vi personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år) jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen.
Indhold
- Vi er den dataansvarlige - hvordan kontakter du os?
- Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
- Kategorier af personoplysninger
- Modtagere eller kategorier af modtagere
- Hvor dine personoplysninger stammer fra
- Opbevaring af dine personoplysninger
- Brug af billede/video til markedsføring
- Retten til at trække samtykke tilbage
- Dine rettigheder
- Klage til Datatilsynet
Behandling af personoplysninger
TEC tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig, som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:
- At kunne identificere dig
- At kunne planlægge og gennemføre din uddannelse og undervisningsforløb, herunder holdsætning
- At administrere dit fravær, herunder evt. arbejdsgivers ret til refusion og din ret til SU og andre ydelser, du selv har ansøgt om
- At kunne dokumentere din opfyldelse af uddannelsens lærings- og kompetencemål
- At kunne indstille dig til eksamen og prøver
- At kunne udstede uddannelsesbeviser til dig
- At kunne indberette årselever til Undervisningsministeriet
- At kunne indberette statistiske opgørelser til Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik.
Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 skal vi give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig fra dig selv og/eller fra andre.
1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
TEC er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
Technical Education Copenhagen
Stæhr Johansens Vej 7, 2000 Frederiksberg
Tlf. 3817 7000 – Mail tec@tec.dk
2. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
- Nødvendig behandling af hensyn til en sagsbehandlingsforløb
- Lovgivning, retslig forpligtelse
- Samtykke
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
- Persondataforordningen
- Databeskyttelsesloven
- Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
- Lov om erhvervsuddannelser
- EUX-loven
- Lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelser mv.
- Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø
- Lov om befordringsrabat til uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser m.v.
- Lov om statens uddannelsesstøtte
- Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelserne m.v.
- Bekendtgørelse om arbejdsmarkedsudddannelser
- Forvaltningsloven
- Offentlighedsloven (delvis)
3. Kategorier af personoplysninger
TEC behandler nedestående kategorier af personoplysninger om dig.
Almindelig personoplysninger:
- Dine stamdata/kontaktoplysninger, herunder CPR-nummer og evt. værgeoplysninger
- Dit portrætbillede (til identifikation – ikke offentliggørelse)
- Dit brugernavn til skolens IT-systemer
- Din ansøgning inklusiv de bilag, du har medsendt
- Oplysninger om dine tilmeldinger, indskrivninger og tilknytninger til uddannelse, hold, fag, kurser og evt. skolepraktik
- Dit skema og dine fraværsoplysninger
- Dine opnåede karakterer, kompetence- og læringsmål, certifikater og beviser
- Dokumentation for merit/godskrivning
- Dokumentation for elevnotater, herunder udstedte advarsler og individuelle handlingsplaner
- Din eventuelle uddannelsesaftale
- Din eventuelle realkompetencevurdering, herunder tidligere uddannelse og ansættelser
- Personoplysninger i ansøgning til skolehjem
- Evt. statsborgerskab ved studierejser til udlandet
- Afgangsårsag når du gennemfører eller afbryder din uddannelse.
Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser:
- Din eventuelle tilknytning til Kriminalforsorgen under din uddannelse.
Følsomme personoplysninger (kræver dit særlige samtykke):
- Dokumentation for ansøgning og tildeling af specialpædagogisk støtte
- Brug af foto på hjemmeside, sociale medier og trykt materiale.
Følsomme personoplysninger registres ikke på alle elever, men kun på de elever hvor det har relevans og efter den pågældende elevs særlige samtykke. Samtykket kan altid tilbagekaldes.
4. Modtagere eller kategorier af modtagere
TEC videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er nødvendigt ifølge lovgivningen, og det er nødvendigt for varetagelsen af skolens pligter som uddannelsesinstitution.
Vi videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere:
- CPR-nummer og uddannelsestilknytning videregives til Undervisningsministeriet og dets styrelser (taxametertilskud og registrering af dine påbegyndte ungdomsuddannelser), SU-styrelsen (ret til uddannelsesstøtte), Danmarks Statistik (udarbejdelse af offentlige statistikker) og skolens revisor (revision af tilskudsberettigelse)
- Årsager til afgangsmelding videregives til Ungdommens Uddannelsesvejledning i din bopælskommune, hvis du er under 25 år, jf. skolens underretningspligt
- Hvis du flytter skole og anmoder om at vi overfører dine data, videregiver vi disse til modtager skolen
- Fraværsoplysninger og karakterer videregives til din eventuelle praktikvirksomhed (fastholde dig i din uddannelse)
- Oplysninger om opnåede kompetence- og læringsmål videregives til det faglige udvalg på dit uddannelsesområde (udstedelse af uddannelsesbeviser)
- Oplysninger om dine transportforhold under skoleophold videregives eventuelt til SU-styrelsen eller AUB (ret til ungdomskort eller transportrefusion)
- Personoplysninger til dine forældre hvis du er under 18 år.
Videregivelse personoplysninger til øvrige modtagere kræver som udgangspunkt dit særlige samtykke.
5. Hvor dine personoplysninger stammer fra
I langt de fleste tilfælde giver du selv skolen dine personoplysninger, enten når du søger optagelse eller løbende under dit uddannelsesforløb.
Når du søger om optagelse på en uddannelse via optagelse.dk, overføres dine personoplysninger i din ansøgning og vedhæftede bilag til skolen.
Når du går på en erhvervsuddannelse og indgår en uddannelsesaftale med en praktikvirksomhed, videregiver enten du eller virksomheden de indeholdte personoplysninger til skolen.
Hvis du overføres fra en anden skole, videregiver denne skole de nødvendige personoplysninger til TEC.
Derudover får vi oplysninger fra Efteruddannelse.dk når du tilmelder dig et AMU-kursus.
Hvis det er via Jobcentret du tilmeldes en uddannelse, får vi persondata fra Jobcentret.
6. Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til TEC dokumentation af dit uddannelsesforløb, og der er et sagligt formål hertil.
De fleste oplysninger slettes senest 5 år efter, du har afsluttet eller afbrudt din uddannelse på TEC, medmindre andet følger af andre juridiske bestemmelser.
Dit navn, CPR-nummer, uddannelsestilknytning, opnåede karakterer, certifikater og beviser opbevares i 30 år fra du afslutter din uddannelse (Eksamensbekendtgørelsens §38).
7. Brug af billeder og video
Vi vil rigtig gerne vise nuværende, tidligere og kommende elever - og deres forældre, hvordan det er at gå op TEC/H.C. Ørsted Gymnasiet. Derfor bliver der ofte taget billeder/video af det faglige og sociale miljø til brug på TECs hjemmeside, sociale medier og trykte medier.
I skolens brug af billeder/video til markedsføring bliver der skelnet mellem situationsbilleder, som ikke kræver særligt samtykke, og portrætbilleder, hvor personen på billedet/i videoen er tydeligt identificerbar. Portrætbilleder kræver samtykke fra eleven.
Når du starter som elev på H.C. Ørsted Gymnasiet, bliver du bedt om at give samtykke til brug af billeder/video på skolens digitale platforme og trykte medier, og til at billeder må bruges på gymnasiets læringsplatform, Lectio. Samtykket kan til en hver tid tilbagetrækkes jf. punkt 8.
8. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
9. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.
10. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, TEC behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.